A diminuição da ocupação de espaço físico, a optimização na busca por informações, a definição de fluxos e de rotinas operacionais documentais, sem falar na economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão
TTD - Tabela de Temporalidade Documental
A diminuição da ocupação de espaço físico, a optimização na busca por informações, a definição de fluxos e de rotinas operacionais documentais, sem falar na economia e controle geral de arquivos e informações com maior precisão. Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) numa organização.
Em órgãos públicos, a TTD é uma ferramenta comum, pois são instituições que geram um grande volume de documentos. É um recurso que define o prazo de existência de um documento em guarda e o que a instituição deverá fazer com ele após o término deste prazo.
Uma TTD deve “seguir” normas definidas pela Lei Geral dos Arquivos vinculado ao Arquivo Nacional de Angola que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados. Vamos, então, conhecer mais sobre a TTD!
O que é Tabela de Temporalidade Documental?
Na área do Capital Humano, a Tabela de Temporalidade identifica, de forma separada, cada documento que integra a ficha pessoal do colaborador. Ela destaca informações a respeito do ciclo de vida, período de guarda, frequência de utilização até ao arquivo final.
A TTD pode receber informações adicionais conforme as características de cada negócio.
Em resumo, a Tabela de Temporalidade Documental determina:
- os prazos de manutenção dos documentos na idade Activa;
- o tempo que eles devem ser transferidos para deposito temporário, ou idade semi-activa
- o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados para idade inactiva.
Para concluir essa primeira parte, vamos dizer como o Glossário de Termos Arquivísticos define a TTD: “instrumento aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos”
Em quais áreas e organizações a TTD é viável?
A Tabela de Temporalidade Documental deve ser vista como um documento e normativo institucional, principalmente em empresas com grande volume de documentos físicos.
Processos de gestão de documentos que não estejam orientados por uma TTD passam por constantes renovações de fluxos, pois as versões e volumes de documentos é exponencial em qualquer segmento da organização.
Assim, a TTD é viável para todas as organizações, de qualquer ramo, que gerem uma quantidade elevada de documentos físicos, em particular para instituições públicas.
Para algumas organizações, sejam micro, pequenas, médias ou grande empresas, a temporalidade de permanência de documentos em arquivo pode variar dependendo da área relacionada. As áreas de contabilidade, financeira e capital humano são aquelas que demandam um tempo maior de manutenção de documentos.
Como montar uma Tabela de Temporalidade?
Cada organização deve estabelecer a sua comissão para a gestão de documentos e institucionalizá-la. Contando com membros de todas as áreas da organização, e envolvendo-os nos processos diretamente ligados à gestão dos documentos.
E, para maior eficácia, esta comissão deve responsabilizar-se por acções e procedimentos referentes a esta gestão de documentos. Acções e procedimentos que podem ser de simples análises e avaliações até a elaboração de projetos que facilitem esta gestão, como a implementação de softwares que tornem mais eficientes e produtivos o controle destes documentos que seguirão a sua temporalidade de existência dentro de uma TTD.
Vamos mostrar um exemplo de uma Tabela de Temporalidade Documental com os seus elementos básicos.
Deve-se, a princípio, definir qual será o item / documento que será analisado, como atestado de saúde, livro de inspeção do trabalho, contrato de prestação de serviço. Depois, é preciso considerar os critérios de avaliação conforme abaixo descriito.
Ciclo de vida
Essa coluna avalia a fase do documento, considerando o trajeto que começa na produção e termina no destino final. O ciclo de vida divide os documentos em três idades:
- Idade activa: documentos vigentes, que são consultados com frequência;
- Idade semi-activa: documentos cuja vigência já se encerrou e esperam prazos extensos de prescrições/precauções; não são muito consultados e esperam por um destino, que pode ser a guarda permanente ou a eliminação;
- Idade inactiva: documentos que, mesmo sem estarem sob vigência administrativa, apresentam algum valor de natureza informativa ou histórico-cultural.
Frequência de uso
Há três divisões que explicamos abaixo.
Frequência média
Os documentos dessa categoria são consultados eventualmente. Eles são originados dos arquivos correntes. A documentação espera o encerramento de seu prazo de precaução para que seja eliminada ou direcionada para o arquivo permanente e ainda apresenta valor primário.
Frequência baixa
Esses documentos apresentam valor secundário e devem ser armazenados de forma permanente. Isso significa que não podem ser descartados em hipótese nenhuma por causa do valor histórico e/ou informativo para a sociedade e o governo.
Frequência alta
Os documentos cuja frequência de uso é alta correspondem àqueles que estão tramitando ou que são consultados frequentemente por causa da importância fiscal, administrativa ou jurídica.
Prazo de guarda e destino final
Essas são as últimas colunas da Tabela de Temporalidade Documental. O prazo de guarda do documento que integra a ficha pessoal do profissional é estabelecido de forma legal, mas a lei pode passar por mudanças com o passar do tempo.
Para determinar o período de armazenamento de documentos correntes e intermediários, é necessário considerar as leis relacionadas e as necessidades da administração. Em relação ao destino, ela é determinada pelo prazo de guarda.
Entre as formas de destino, estão a eliminação, a digitalização de documentos, o arquivo inativo e o armazenamento em microfilme.
Como manter a TTD sempre atualizada?
"Uma TTD deve “seguir” normas definidas pela Lei Geral dos Arquivos vinculado ao Arquivo Nacional de Angola que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados."
Além de se atentarem para o prazo de vigência, os responsáveis pela manutenção da TTD têm que actualizar as informações constantemente. Para essa actualização, eles precisam considerar a data de inserção de cada documento na Tabela de Temporalidade Documental e a situação do profissional.
O gestor deve classificar os documentos conforme a hierarquia de importância e o tipo. É preciso, ainda, determinar o período de guarda desses documentos, incluindo a data em que foi aprovada as contas até a data em que o encargo foi liquidado.
É importante saber que a documentação cuja guarda é permanente precisam ser recolhidos e armazenados por uma organização pública especializada em arquivo. Existem empresas privadas que também realizam esse trabalho por meio de orientação pública.
Para deixar a tabela mais completa, vale a pena destinar um espaço para registrar observações e dados extras, bem como justificativas tudo relacionado ao documento, pois contribui para tornar mais fácil o destino.
Qual é o prazo de guarda dos documentos?
O tempo de arquivamento, conforme determina a lei, não vai além de cinco anos. Essa medida evita a acumulação de papel e de espaço por um tempo longo demais. Esse prazo refere-se, na maioria das vezes, apenas à idade activa, ou seja, aquela em que o documento ainda vigora.
A finalidade da gestão de documentos é o controle da produção documental e a racionalização do seu fluxo, com o uso de técnicas e tecnologias mais desenvolvidas. Como resultado, os serviços de arquivo são melhorados e as decisões de natureza político-administrativa ficam mais eficazes.
Qual é a importância da Tabela de Temporalidade?
Na Tabela de Temporalidade, o gestor pode fazer previsões e assim impedir prejuízos e erros na guarda da documentação, pois a ferramenta possibilita a análise de critérios e o monitorização das etapas de armazenamento, com organização, segurança e praticidade.
Alguns benefícios para a empresa, como:
- Redução do espaço físico necessário para armazenar documentos;
- Definição de fluxos;
- Rapidez para recuperar informações;
- Redução de gastos operacionais;
- Eficiência e eficácia na gestão de documentos.
A gestão de documentos está directamente relacionada à Tabela de Temporalidade Documental. Para optimizar o processo de guarda e destino de determinados arquivos, recomenda-se o uso de tecnologias mais avançadas.
