GED, Gestão Eletrônica de Documentos: o que é e como funciona?

Dentro de todo o negócio, existem diversas tarefas que são fundamentais para que ele funcione bem. A gestão eletrônica de documentos (GED) é uma delas, já que através do GED é possível organizar os documentos, os dados, além de controlar o acesso às informações.

Esse formato de gestão é adotado por muitas empresas de diferentes portes. Manter os dados empresariais e informações de colaboradores e clientes sob total segurança deixou de ser uma questão secundária e hoje é uma prioridade para as empresas, que desejam automatizar os seus processos, além de estarem dentro das normas regulatórias e da LGPD. 

Além do GED existe também o ECM ou Enterprise Content Management (em português, Gerenciamento de Conteúdo Corporativo), refere-se a um conjunto de tecnologias, processos e ferramentas que facilitam a captura, o armazenamento, a organização, o controle e a distribuição de conteúdo e informações dentro de uma empresa. O ECM é uma solução mais robusta e abrangente, desta forma sendo indicado para empresas de grande porte.

O que é GED? 

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se de uma evolução da gestão de documentos tradicional. Antigamente, tudo era feito através dos documentos impressos em papel.  

Existem muitos problemas relacionados a esta gestão arcaica. Os principais deles são: 

• Falta de segurança; 
• Perda e desaparecimento de documentos; 
• Falta de espaço; 
• Acumulo de documentos sem validade. 

Para solucionar isso surgiu a gestão eletrônica. Neste caso, os documentos são digitalizados e transformados em arquivos que ficam salvos em dispositivos – como computadores, telemóveis e tablets.  

• Softwares de qualidade: Para que seja possível fazer a Gestão Eletrônica de Documentos é preciso também contar com um software de qualidade. Esses programas são instalados em hardwares – como computadores e tablets – e integrados a equipamentos como scanners e impressoras. Com um GED é possível digitalizar rapidamente os seus documentos, de modo que você transforme aquele monte de papel em arquivos digitais fáceis de acessar e organizar. 
• Principais Objetivos De Uma Gestão Eletrônica De Documentos: Diferentemente do que muita gente pensa, a gestão eletrônica de documentos não existe com o propósito único de acabar com a papelada do seu escritório – embora isso, por si só, já seja muito bom.  

Existem outros objetivos que estão atrelados a adoção dessa nova forma de organização: 

• Padronização de procedimentos: Com um software é mais fácil padronizar o tratamento dos documentos da sua empresa. Basta treinar a equipa e apresentar as ferramentas do software para que todos trabalhem da mesma forma. 
• Melhor controle de acesso: Existem dados que não somente dizem respeito ao desempenho da sua empresa, mas também estão relacionados a segurança dos seus funcionários, clientes e fornecedores. Pensando nisso, é importante garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas informações. Com uma Gestão Eletrônica de Documentos fica mais fácil manter esse controlo, já que é possível criar login e senha de acesso. 
• Racionalizar a produção de documentos: Quanto a sua empresa gasta, por mês, em impressão de papeis? Pode parecer que não, mas na ponta do lápis os documentos físicos podem pesar bastante no orçamento mensal. A gestão eletrônica de documentos também serve para diminuir os gastos com papel, já que muitos documentos podem ser gerenciados exclusivamente na versão digital, sem necessidade de impressão. 
• Agilizar o processo decisório: Há muitas decisões que só podem ser tomadas depois que alguns documentos são checados, assinados e compartilhados. Fazer isso de forma física pode demandar tempo e uma grande burocracia. Com arquivos digitais tudo fica mais fácil. Você pode baixar e acessar as informações de qualquer lugar, a qualquer altura. Basta ter um computador com acesso a internet para conseguir.

Estes são alguns dos principais objetivos de um software de GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Mas ao começar a usar você pode identificar muitos outros benefícios proporcionados por estes programas.

Como funciona um software de gestão eletrônica de documentos? 

Esta é uma das principais perguntas feitas por pessoas que querem aderir a esse tipo de gestão: Como funcionam esses softwares? Será que vou me adaptar a eles? É fácil de usar? 

O software de gestão eletrônica de documentos funciona com o sistema de armazenamento em nuvem. Portanto, os arquivos ficam arquivados em um espaço virtual e podem ser acessados a qualquer hora, de qualquer lugar.  

Porém, é preciso determinar senha de acesso para conseguir visualizar e editar os arquivos. Portanto, somente pessoas previamente autorizadas conseguem acessar os documentos.  

Além disso, os softwares mostram um histórico de edições, o que permite que você controle as alterações feitas nos documentos.  

Mecanismos de pesquisa:

Não é só isso, um bom software de Gestão Eletrônica de Documentos também permite que você faça pesquisas para localizar um determinado documento. Isso agiliza bastante o processo de busca.  

Os dados podem ser programados para integração, por exemplo, facilitando a atualização de cadastros de clientes ou fornecedores.  

Principais funcionalidades de um software de gestão eletrônica de documentos

• Arquivar documentos em diferentes formatos – PDF, Word, e-mails, planilhas, fotos etc; 
• Histórico de edições e acessos; 
• Regulamento de documentos vencidos e que podem ser descartados; 
• Rápido compartilhamento de documentos entre setores. 

Todas essas funções ajudam a garantir um fluxo de trabalho mais qualificado, prático e seguro na sua empresa. Isso também colabora para que os próprios funcionários tenham mais tempo livre para se dedicarem a outras tarefas.  

Dicas para escolher o melhor GED para a sua empresa 

Agora que você já sabe como funciona um software de Gestão Eletrônica de Documentos é hora de falarmos sobre alguns atributos que devem ser considerados na hora de escolher o seu GED.  

• Conheça a empresa: É importante conhecer um pouco sobre a empresa que você está contratando. Descubra se é uma empresa experiente, há quantos anos está no mercado e quais são as soluções propostas. 
• Prova social: Busque por provas sociais, opiniões de clientes que usaram os serviços. Saber a opinião de outros clientes é muito importante para entender como essa marca poderá lhe ajudar a solucionar os seus próprios problemas. 
• Funcionalidades do sistema: É claro que é importantíssimo ter a certeza que o sistema em questão atende as suas demandas. A melhor forma de fazer isso é tirando todas as suas dúvidas sobre ele antes de contratar. 
• Meios de contato e suporte técnico: Por fim, saiba quais são os meios de contato disponibilizados pela empresa e como ela presta suporte em caso de alguma dificuldade técnica. Afinal, é importante entender como a marca se disponibiliza a ajudar caso você encontre algum problema ou tenha alguma dúvida a respeito do serviço.